Weet jij wat het ziekteverzuimpercentage van jouw bedrijf of organisatie is? En heb je een beeld van de totale loonsom?

Doe dan eens de volgende rekensom:

Verzuimpercentage * loonsom * 1,5

Dan heb je in grote lijnen de directe schade in euro’s die jouw bedrijf leidt door verzuim.

Voorbeeld van verzuimkosten

Een middelgroot IT-bedrijf met 75 werknemers heeft een loonsom van 4 miljoen Euro en een verzuimpercentage van 4%. Dat leidt tot een directe schadepost van ongeveer 4%*4 mln* 1,5 = € 240.000 per jaar.

De 1,5 is een vermenigvuldigfactor voor alle andere kosten die je hebt voor een werknemer: pensioen, vakantiedagen, leaseauto, kantoor etc. Die 1,5 is echt niet te hoog ingeschat en de 4% ook niet.

De werkelijke directe schade is vermoedelijk dan ook hoger. Zeker als je rekening houdt met de organisatorische schade door uitval van werknemers. De sfeer is slechter, er is minder productie, klanten zijn minder tevreden en er worden meer fouten gemaakt.

Het zogenaamde verzuimvliegwiel

Maar misschien is wel het ergste dat er kan gebeuren dat collega’s het drukker krijgen en zwaarder worden belast en daardoor kans lopen ook uit te vallen. Dan krijg je een ‘verzuimvliegwiel’, een zich zelf versterkend effect van verzuim. Iets wat je in de zorg ziet op dit moment door de werkdruk rond corona. Daar wordt soms zelfs gesproken over verzuimpercentages van 20%.

Leg bovenstaande berekening eens voor aan het management. Succes verzekerd. Dan maak je helder wat verzuim betekent voor jouw organisatie. En het management is gevoelig voor euro’s.

Besparing op verzuimkosten

Het verzuim met 1% verminderen levert het IT-bedrijf uit het voorbeeld jaarlijks direct € 60.000 op. Uiteraard is dat gemiddeld. Want als een manager ziek is kost dat het bedrijf veel meer dan wanneer er een programmeur uitvalt. Terwijl het verzuimpercentage gelijk blijft. Het blijft al met al een forse besparing die ruimte geeft om te investeren in verzuimbeleid met een hoge ROI (return on investment).

Stel, je investeert in twee HR medewerkers € 3000 voor een goede opleiding die de basis vormt van een nieuwe frisse verzuimaanpak die leidt tot 1% verzuimreductie. Dan is de ROI 10 (€6000 investering levert een besparing van €60.000 op). Kom daar maar eens voor bij een indexfonds.

Aandacht loont

Verzuim is geld, maar verzuim is ook aandacht voor de mens. Door aandacht kun je geld besparen. Het wordt tijd dat we niet alleen ons zelf overtuigen van het belang van de medewerker als mens, maar vooral het management.

Managers accorderen met het grootste gemak een aankoop van de nieuwste generatie printers, maar vinden een burn-out behandeling al gauw te duur. ‘Daar zijn wij toch niet voor? Daar heb je toch een zorgverzekering voor!’. Terwijl je met die behandeling een werknemer, die jaarlijks bijvoorbeeld € 55.000 kost, snel en verantwoord weer productief kan maken.

Onderhoud werknemer

De lease-auto gaat elk jaar naar de APK, maar een werknemer zou geen  onderhoud nodig hebben?

Ik was afgelopen jaar onder de indruk van het boek ‘De meeste mensen deugen’ van Rutger Bregmans. De overall boodschap is dat de meeste mensen het goed voor hebben met hun omgeving en hun relaties. Zij willen heel graag weer komen werken. Houd dat in gedachten. Ga geen beleid maken op basis van het handjevol mensen dat het niet goed voor heeft met de organisatie of de leidinggevende.

Iemand die uitvalt en niet kan komen werken heeft (meestal) een tijd lang  goed gepresteerd en verkeert in een (tijdelijke) dip. Die wil je toch weer snel terug hebben en weer laten floreren als tevoren?

En ja, soms vereist dat een strenge aanpak, waarbij arbeidsrechtelijke instrumenten niet mogen ontbreken, maar meestal is een begripvolle en behulpzame benadering al voldoende. Succes gewenst.

Diederik Gallas | Directeur Gezond in Bedrijf Business School

Meer weten over verzuimkosten? Klik hier 

Thuiswerken kost veel energie. Ook al vindt de één het prettiger dan de ander. Wat we allemaal gemeen hebben is dat we neigen tot te lang doorwerken. Pauzes zijn daarom heel belangrijk. Voor het lichaam en de geest. 

Corona verandert onze rituelen. Voor corona ging je naar de werkplek. Op de fiets, lopend, op de fiets of in de auto. En je nam de trap op kantoor, daarna pakte je een koffietje op kantoor, liep je door de gang en sprak je een collega die je tegemoet kwam. Dat is niet meer. Niks toevalligs. Met Zoom of Teams heb je geen toevallige ontmoetingen. 

We moeten nieuwe positieve rituelen maken voor thuis. Dus, ga thee drinken met je dochter, zoon, partner, loodgieter of werkster. Loop eerst buiten een blokje om alsof je naar jouw werkplek gaat en ga na een uur met een kop koffie in de hand staand telefoneren of nog beter loop bellend een rondje. Wissel dit af met een fittness oefening: 'billen van de bank' (Arie Boomsma: ’ https://www.blijtijds.nl/gezond/arie-boomsma-deelt-handige-workouts-om-thuis-te-bewegen/

Nou ja, doe vooral wat bij jou past. Maar beweging en afwisseling kunnen geen kwaad om nieuwe rituelen op te bouwen! 

Twentse specialisten zijn klaar met ‘angstige’ 1,5 meter

Volgens hoogleraar en hartchirurg Jan Grandjean en anesthesioloog Alaattin Ozdemir is het hoog tijd de angst die in de samenleving is geslopen, weg te nemen. Angst is niet nodig en langdurige stress verzwakt de weerstand.

Eigen weerstand

De regering zou juist de nadruk op dat laatste moeten leggen. De eigen weerstand op peil brengen, is volgens hen een simpele, maar uiterst effectieve maatregel. Erop uitgaan, bewegen en gezond eten zijn volgens hen een goed medicijn, ook in de strijd tegen corona.

Wat Grandjean en Ozdemir betreft moeten daarom de sportscholen meteen weer open. Ook kan het slot van de deuren van de verpleeghuizen, maar om een andere reden: mensen binnen opsluiten maakt hen kwetsbaarder, en haalt bovendien de kwaliteit van leven van de laatste dagen weg.

Overwicht

Corona leidt volgens de medici helemaal niet tot buitensporig veel slachtoffers. Het zijn bovendien hoofdzakelijk ouderen, mensen met veel overgewicht en patiënten die meer onder de leden hebben, en de dood hoort nu eenmaal bij het leven. „Van de besmette mensen overlijdt slechts een heel klein percentage”, stellen ze.

De medici hebben goed nagedacht over het naar buiten treden met deze boodschap. „Nu de corona-epidemie in Nederland beteugeld lijkt te zijn, is het moment rijp voor reflectie”, zeggen ze. Daarbij speelt een rol dat volgens hen de maatregelen hebben geleid tot meer ziekte en sterfte onder hartpatiënten.

Heilloze weg

De blik moet worden verbreed, zodat niet langer enkel de virologen en de epidemiologen het voor het zeggen hebben. De beperkende maatregelen zo lang mogelijk volhouden in de hoop op een vaccin, is volgens hen een heilloze weg, ook omdat de kans bestaat dat het niet wordt gevonden. „We moeten ook andere behandelmogelijkheden verkennen.”

Het coronabeleid is volgens Grandjean en Ozdemir te veel op aannames en onzekerheden gebaseerd en is voorbijgegaan aan allerlei sociaal-maatschappelijke en economische gevolgen. De maatregelen mogen niet zonder brede discussie geruisloos overgaan in het nieuwe normaal.

Veel mensen maken thuis nog meer uren achter het bureau. En dat pakt niet goed uit.

Dianne Commissaris van BTR coaching legt uit:

Stilzitten is stilvallen

„Je kunt lang stilzitten het beste vergelijken met een motor die stilvalt. Allerlei processen in het lichaam die energie vragen, komen tot stilstand. Als je stilzit, worden die brandstoffen niet verbrand en daardoor opgeslagen in het lichaam. Het worden vetreserves. Langdurig stilzitten zorgt ervoor dat je metabolisme vrijwel tot stilstand komt. In het begin merk je daar niks van, de gezondheidsklachten openbaren zich pas na jaren. Denk hierbij aan hart- en vaatziektes. Bloedvaten kunnen dichtslibben door cholesterol en je kunt diabetes type 2 ontwikkelen.”

Advies
„Mijn advies is om... Meer lezen - als je nu acht uur thuis werkt - in ieder geval twee uur te gaan staan of lopen. Ga bijvoorbeeld staan als de telefoon gaat of neem een zit-sta bureau. Je kunt ook een hulpmiddel gebruiken om je laptop en toetsenbord op sta-hoogte te zetten. En verdeel je bewegingen over de dag. Iedere beweging zet de verbrandingsmotor aan. Als je gezond en redelijk fit bent, is het belangrijk om ieder half uur even 10 minuten te gaan staan. Indien je wat ouder bent of ziek bent, kun je met 5 minuten per half uur al uit de voeten. Hoe intensiever die beweging is, hoe beter. Liever staan dan zitten, liever lopen of fietsen dan staan. Hoe harder je beweegt, hoe meer die motor gaat lopen en je vetten en suikers verbrand worden.”

Beweegmomenten
„Zorg voor voldoende beweegmomenten. Als je een trap hebt in huis en koffie wil halen, loop dan even de trap op. Zelfs als je daar niets moet halen. Loop dan weer naar beneden en ga koffie maken. Je kunt ook het koffie-apparaat boven zetten als dat je meer motiveert om de trap op te lopen. Als je een baan hebt waarbij je veel moet bellen, kies er dan voor om te ijsberen tijdens het bellen. Als het mogelijk is, kun je ook buiten gaan wandelen tijdens het gesprek. Ging je elke dag fietsend van en naar werk, begin en eindig je werkdag dan nu ook op die manier. Dat is nu misschien lastig als je thuis les moet geven aan kinderen, maar probeer ze dan mee te nemen. Beweging is voor hen ook goed.”
„Het hoeft er niet zo hard aan toe te gaan als in de sportschool, als je ook nog tegelijkertijd wil werken. Het gaat erom dat je in ieder geval 40 minuten per uur zitten afwisselt met 20 minuten staan. En als je het helemaal goed wil doen, beweeg je ook een beetje. Je hoeft niet te zweten en te hijgen, het gaat erom dat je je systeem even in werking zet. Even rustig rondlopen in huis of fietsen aan het bureau is voldoende. Denk er wel aan dat deze beweegmomenten niet het half uur van matig-intensieve beweging vervangen. Die moet je er buiten werktijd bij optellen. Dan is het tijd voor een meer intensieve vorm van beweging zoals hardlopen, wandelen op een flink tempo of cardio-oefeningen.”

Zitten is als zonnen
„Een slogan die veel gebruikt wordt als het om zitten gaat, is: Zitten is het nieuwe roken. Er blijkt echter uit onderzoek dat die cijfers niet overeenkomen met elkaar. Liever vergelijk ik zitten met zonnen. Beide zijn goed - mits je de tijd beperkt - maar schadelijk als je het te lang achter elkaar doet. Ook heb je ze beide nodig: zitten helpt je herstellen en tot rust komen, en zonlicht zorgt ervoor dat je vitaminen aanmaakt en gezond blijft. Ik zeg dus: ’Zitten is als zonnen; doe het bewust en met mate’.”

Laatst was ik – op gepaste afstand uiteraard – op bezoek bij een bedrijf dat zijn medewerkers zo snel mogelijk weer op kantoor wil hebben.

Even terzijde: ‘op gepaste afstand, uiteraard’, ‘natuurlijk op anderhalve meter’ en ‘alles vanzelfsprekend volgens de richtlijnen van het RIVM’ zijn als disclaimer niet van de lucht. Ze worden gebruikt om de gespreksgenoot te laten blijken dat je heus niet onverantwoord bezig bent. Deze geruststellende toevoeging zal pas weer uit ons taalgebruik verdwijnen als we de nieuwe normen volledig hebben geïncorporeerd. Zo zegt niemand: ‘ik ging laatst autorijden, uiteraard met de gordel om’.

Terug naar dat bedrijf. De directie beweert het prima te vinden als het personeel thuiswerkt, maar ziet de medewerkers toch graag weer bij elkaar op kantoor achter het bureau zitten. Ze hebben allerlei dingen bedacht om het bedrijf coronaproof te maken, in lijn met de anderhalvemetereconomie: zo mag je in het hele bedrijf – dat best groot is – alleen maar één richting op lopen. Ben je je pen in de vergaderruimte vergeten dan mag je dus niet een stap terugdoen, maar moet je een flinke wandeling afleggen om weer met je schrijfgerei te worden herenigd. In die vergaderruimtes zijn de gepaste afstanden duidelijk afgebakend en tussen de bureaus zijn plexiglazen schotten gemonteerd zodat niemand in het gezicht van zijn collega kan hoesten. En dan is er nog een trackingsysteem geïnstalleerd om de bewegingen van het personeel op de werkvloer – ‘op geheel vrijwillige basis!’ – via een app te kunnen volgen. Zo weten ze wie zich wel en wie zich niet aan de afgesproken looprichting houdt: ‘We willen de medewerkers het gevoel geven dat ze weer veilig naar kantoor kunnen komen.’

Maar waarom eigenlijk? Al voor de coronacrisis was het duidelijk dat er nogal wat nadelen kleven aan de kantoortuin. Voor het televisieprogramma De Monitor deden we een rondgang langs bedrijfsartsen. De resultaten waren schokkend. Meer dan negentig procent van hen zei dat de werknemers de kantoortuin als één van de oorzaken van hun verzuim noemen. Tachtig procent van de bedrijfsartsen hoorde dat de werknemers stress ervaren in een kantoortuin en ruim eenderde zegt dat de werknemers burn-out noemen als gevolg van de kantoortuin. Bijna zestig procent van de bedrijfsartsen vindt dat de kantoortuin moet worden afgeschaft.

En dat lijkt nu dus te gebeuren. Omdat het toch nog best lastig zal blijken grote open ruimtes waar tientallen mensen aan bureaus moeten werken allemaal coronaproof te maken. Hoe voorkom je dat mensen toch te dicht bij elkaar komen? Al is het maar bij de lift of de koffieautomaat? Vooral omdat nu blijkt dat thuiswerken prima kan. Veel werknemers zijn productief. De angst van de bazen dat iedereen gaat lanterfanten als hij ze niet constant in het vizier heeft, blijkt onterecht. Zeker als straks de scholen weer opengaan en er geen kinderen meer thuis om aandacht vragen, staat niets thuiswerken meer in de weg.

Maar het is toch ook goed de collega’s te ontmoeten en elkaar in in levenden lijve te zien? Uiteraard. Ik verwacht dat mensen, afhankelijk van de behoeftes, afwisselend naar kantoor komen en thuiswerken. De grote kantoortuin, met tientallen mensen op elkaar gepropt, komt niet meer terug.

Met dank aan Teun van de Keuken, De Volkskrant

De Arbowet zegt dat de werkgever verplicht is om te zorgen voor een veilige en gezonde werkplek. Het coronavirus is op het werk een risico en dat dient dus in kaart te worden gebracht. Ook voor de ondernemingsraad is het van belang dat de mogelijk nadelige gevolgen voor personeel en continuïteit van de onderneming zoveel mogelijk beperkt worden.

Coronavirus en het instemmingsrecht
De gevolgen van het coronavirus kan leiden tot maatregelen op het gebied van arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim of re-integratiebeleid. Daarvoor is de instemming nodig van de ondernemingsraad.

Informatieplicht over de gevolgen
Werknemers moeten door de werkgever worden geïnformeerd over de gevolgen van het coronavirus voor de werkzaamheden. Blijft de benodigde duidelijkheid uit, dan kan de OR aandringen op een informatieronde. Als er sprake is van een verhoogd risico om besmet te raken moeten werknemers daarvan op de hoogte worden gebracht.
De werkgever kan in overleg met bijvoorbeeld met HR, de preventiemedewerker en ook de OR  maatregelen afspreken, bijvoorbeeld met betrekking tot contacten en hygiëne. Eventueel na raadpleging van bedrijfsarts of de GGD moet werknemers verteld worden wat er van hen wordt verwacht. Van werknemers mag worden verwacht dat ze bijdragen aan beperking van de risico’s. Werkgevers kunnen werknemers de toegang tot de werkvloer ontzeggen als de veiligheid dat gebiedt.

Maatregelen tegen besmetting
Uitgaande van de verplichting dat de werkgever moet zorgen voor een veilige werkplek, is het van belang dat de werkgever zorgt voor beschermingsmateriaal als werknemers zich in een omgeving bevinden waar kans is op besmetting. Dat verschilt per sector.
In overleg met het personeel kunnen werkgevers maatregelen nemen om het werk veiliger te maken, het aantal contactmomenten te verminderen en kantinetijden meer te variëren.
Sommige bedrijven stellen desinfecterende handgel beschikbaar, vragen medewerkers toetsenborden vaker te reinigen of adviseren zo min mogelijk handen te schudden. Mondkapjes verstrekken is niet nodig, uiteraard wel voor zorgpersoneel.
Het RIVM adviseert geen speciale maatregelen voor de werkvloer, anders dan de algemene voorzorgsmaatregelen: was handen regelmatig met water en zeep, gebruik eventueel een desinfecterende handgel op basis van alcohol, hoest en nies in de binnenkant van de ellenboog en gebruik papieren zakdoekjes die na gebruik in een afgesloten afvalbak moeten worden gegooid.
Als de bestuurder voor de werknemers een regeling voor thuiswerken inricht, dan heeft de or instemmingsrecht, omdat het daarbij gaat om een voorziening die gericht is op of geschikt is voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de werknemers.

Gezien het verzoek van het kabinet aan werkgevers om tot en met 28 april werktijden van werknemers zoveel mogelijk te spreiden, kan het zijn dat werknemers andere werktijden krijgen. Bij het wijzigen van werk- en rusttijden heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht. Dat houdt ook in dat de werkgever verantwoordelijk is voor een veilige en gezonde werkplek, en dus ook moet zorgen voor voorzieningen, zoals een laptop. Werkgevers moeten ook duidelijk aangeven welke werkzaamheden thuis dienen te worden verricht.
Wel gaat het hier om een bijzondere, tijdelijke situatie. Het instemmingsrecht geldt in het algemeen voor regelingen die duurzaam van aard zijn.

Voor de or is het aan te bevelen om met de bestuurder alle (voorgenomen) maatregelen te bespreken die in verband staan met het coronavirus. Of het nu gaat om thuiswerken, werktijdverkorting of andere arbeidstijden, het heeft altijd consequenties voor de medewerkers.

Iedereen werkte wel eens een dagje thuis. Maar elke dag thuis werken is wel even wat anders!
Hoe overleef je het? 7 tips!

1. Thuiswerken moet je leren

Zie de omschakeling als een leerproces. Ga ontdekken wat voor jou werkt en wat niet. Verwacht niet dat je meteen een thuiswerkpro bent. Online samenwerken is ook best wel even wennen.

Evalueer aan het eind van je dag wat goed ging en bedenk wat je de volgende keer anders gaat aanpakken. Geef je leiding? Bespreek dan ook de lessen met je team. Accepteer dat je eerst even je weg moet vinden.

2. Ontdek de pieken van je productiviteit

Het grote voordeel van thuiswerken is dat je de mogelijkheid krijgt om je ideale werkritme te vinden. En volg dat ritme dan ook! Ochtendmens, avondmens. Of iets daar tussen in. Het maakt niet uit.

3. Overleg goed met je nieuwste collega’s: je huisgenoten

Maak afspraken met je huisgenoten: partner, kinderen en/of anderen. Bespreek hoe jullie dag eruitziet. Welke momenten moet je je echt even concentreren? Wanneer kun je samen pauze houden?”

4. Neem pauze

Pauze nemen is dé manier om effectiever te werken. Als je thuiswerkt, heb je veel minder externe onderbrekingen van collega’s die even bij je aankloppen. Als je niet oppast, ga je constant door. Terwijl je daar niet productiever van wordt.

5. Doe werk dat zin geeft

Als je al twijfelde over de bijdrage die je leverde, dan kom je dat extra hard tegen als je thuiswerkt, zonder de afleiding van het kantoorleven. Kortom, een goed moment voor reflectie. Waar ben je goed in en waar minder in. Wat wil je?

6. Zoek andere mensen op

Mail of bel niet alleen over het werk, maar ook voor de gezelligheid of een woord van steun of waardering. Laat zien dat je elkaar nog niet vergeten bent.

7. Stop op tijd

Uit diverse onderzoeken blijkt dat thuiswerkers meer uren maken dan collega’s die op kantoor werken. Stop op tijd. Bewaak je grenzen en beperk de tijd die je aan je taken besteedt.

Het zijn bijzondere tijden waarbij iedereen gemaand wordt zoveel mogelijk thuis te blijven, bijeenkomsten te mijden en alleen als het echt niet anders kan, naar de werkplek te komen. 

Desalniettemin zijn er situaties denkbaar waarbij er een conflict ontstaat tussen werkgever en werknemer. Hans Kamerbeek | Arbeidsrechtadvocaat geeft hieronder een aantal tips.

Moet een werkgever iets doen?
Ja. Medewerkers informeren over symptomen, wijzen op hygiënevoorschriften, zorgen voor een veilige werkomgeving.

Mag een werknemer thuisblijven uit vrees voor besmetting?
Nee, behalve als er goede grond is voor die vrees.
 
Wat als werknemer meldt dat hij klachten heeft?
Thuis blijven. Telefonisch contact laten hebben met een arts. Instructies GGD opvolgen.

Als scholen sluiten en het kind moet worden opgevangen, heeft werknemer dan recht op loon?
Ja, voor korte duur, om opvang elders te regelen.

Wat moet je doen met een werknemer in een risicogebied?
Beschermingsmaatregelen treffen en laten opvolgen. Zo snel mogelijk terug laten komen.

Als werknemer tijdens zijn vakantie besmet raakt?
Dan zijn het geen vakantiedagen meer maar ziektedagen.
 
Als werknemer in quarantaine moet, heeft hij dan recht op loon?
Ja.
 
Mag werknemer quarantaine of medisch onderzoek weigeren?
Ja, maar niet als hij een groot gevaar vormt en het door een rechter wordt opgelegd.
 
Kan werkgever werktijdverkorting aanvragen?
Ja. Als aan de voorwaarden van het Ministerie van SWZ is voldaan, kan WTV en is er recht op WW.
 
Kan WTV ook voor oproepkrachten, uitzendkrachten?
Nee.

De directeur melde trots aan de OR dat het verzuim van 4,9 gedaald was naar 4,6%. De OR voorzitter keek in eerste instantie ook blij maar dat duurde niet heel lang. Bart, het OR-lid dat gezondheid en arbo in zijn portefeuille heeft en onlangs naar een Masterclass Verzuimcijfers was geweest, vroeg namelijk aan de directeur: 'Wat zegt het precies dat het verzuimpercentage is gedaald? En heeft u ook cijfers van de verzuimfrequentie? En de duur van het verzuim?'

'Uhhh, nee, die heb ik niet'. Mag ik daar in een volgende vergadering op terug komen? 'Uiteraard', antwoordde Bart. 'Kunt u dan gelijk aangeven wat de verzuimkosten waren de afgelopen twee jaar?'

Je begrijpt dat dit geen makkelijke vraag was voor de directeur. Hij ziet zich dan ook genoodzaakt om hier hulp bij in te roepen.

En wat bleek: de verzuimfrequentie was gedaald van 1,07 naar 1,03, maar de gemiddelde verzuimduur gestegen naar 21 dagen. De verzuimkosten waren fors gestegen terwijl het verzuimpercentage was gedaald. Alleen al op basis van loonkosten. Andere kosten zoals voor vervanging, inzet Arbodienst, interventies en verzuimbegeleiding waren nog niet eens meegenomen. 

Het feit deed zich namelijk voor dat een aantal leidinggevenden kort na elkaar uit waren gevallen. Voor langere tijd en met goede salarissen. Op basis van de loonkosten was het verzuim niet gedaald maar gestegen naar 5.8%. 

Het verzuimpercentage zegt dus wel iets, maar zeker niet alles.